Administratie op de automaat: bank, boekhouding, salaris en agenda gekoppeld
Bank, boekhouding, salaris, agenda en telefonie gekoppeld aan het dossiersysteem; terugkerende administratie draait 's nachts vanzelf, met controles en meldingen.
sector · mkb-dienstverleners
Software en automatisering voor dienstverleners in het MKB
Administratiekantoren, adviesbureaus, installateurs, makelaars en tussenpersonen draaien op dezelfde keten: offerte, opdracht, uitvoering, factuur. Wij halen de handmatige stappen eruit en koppelen wat je al gebruikt.
Bij dienstverleners in het MKB zien we steeds hetzelfde patroon. Klantgegevens staan in een CRM, de planning in een agenda of Excel, uren en werkbonnen op papier of in een app, de facturen in Exact Online, Twinfield, Moneybird of e-Boekhouden en de offertes in Word. Alles werkt, maar niets praat met elkaar. Dus typt iemand adressen over, controleert iemand aan het eind van de maand of alle uren gefactureerd zijn en belt een klant om te vragen waar zijn document blijft.
Dosya bouwt daar de verbinding in. Bij dienstverleners automatiseerden we de administratie: nachtelijke banksynchronisatie met de boekhouding, factuurimport en -controle met AI, betaalherinneringen, urenafstemming, salaris- en agendakoppelingen, telefonierapportages en dagelijkse statistiekmails. We bouwden schadeformulier.online, een digitaal Europees schadeformulier voor op de telefoon. En we vervingen Excel-bestanden door een eigen applicatie die precies doet wat het bedrijf nodig heeft.
herkenbaar?
Waar het in deze sector vaak vastloopt
!Dezelfde klantgegevens overtypen in CRM, boekhouding, planning en een Excel-bestand
!Offertes maken in Word, als PDF mailen en wachten op een gescande handtekening
!Uren en werkbonnen pas aan het eind van de maand factureren, met fouten en vertraging
!Openstaande posten en betaalherinneringen handmatig nalopen in de boekhouding
!Klanten bellen voor een status, document of afspraak die ze zelf hadden kunnen zien
!Maandrapportages elke keer opnieuw bouwen uit exports van drie verschillende systemen
oplossingen
Wat we voor deze sector bouwen
Koppelingen tussen CRM, boekhouding en planning
Een klant voer je één keer in; offertes, opdrachten, uren en facturen stromen automatisch door naar Exact, Twinfield, Moneybird of e-Boekhouden.
Meer over koppelingen & api's →Administratie die zichzelf bijwerkt
Bankmutaties, inkoopfacturen, betaalherinneringen en urenafstemming lopen automatisch, met een melding als iets afwijkt. Jij controleert, de software doet het werk.
Meer over procesautomatisering →Offertes en overeenkomsten digitaal ondertekenen
Klanten tekenen een offerte, opdrachtbevestiging of overeenkomst op hun telefoon. Het getekende document staat direct in het dossier, met audit-trail.
Meer over dosya sign →Klantportaal
Klanten zien de status van hun opdracht, uploaden stukken, plannen een afspraak en vinden hun documenten terug. Minder mailverkeer voor jouw team.
Meer over web- & mobiele apps →Realtime cijfers met Dosya Finance
Bank en boekhouding gekoppeld in één dashboard: omzet, openstaande posten en liquiditeit zonder te wachten op de maandafsluiting.
Meer over dosya finance →Excel vervangen door eigen software
Het bestand dat iedereen gebruikt maar niemand meer durft aan te passen, wordt een applicatie met rechten, historie en koppelingen.
Meer over maatwerksoftware →uit de praktijk
Wat we eerder bouwden
case · automatisering
case · web-app
schadeformulier.online: het Europese schadeformulier op je telefoon
Het digitale Europese schadeformulier: samen invullen op één telefoon, met foto's, GPS en handtekeningen, direct een geldige PDF.
case · ai & data
AI-documentverwerking: inkomende post en brieven, voorbereid door software
Inkomende post en bijlagen automatisch uitlezen, classificeren en samenvatten; conceptbrieven en nachtelijke controles voorbereid door AI, beoordeeld door een mens.
randvoorwaarden
Waar software in deze sector aan moet voldoen
Ook als dienstverlener verwerk je persoonsgegevens van klanten, en soms meer dan dat: een administratiekantoor ziet loonstroken en aangiften, een tussenpersoon polissen en schadeclaims, een makelaar financiële gegevens van kopers. De AVG vraagt in grote lijnen om een grondslag, een bewaartermijn en afspraken met elke leverancier die de gegevens verwerkt. Voor makelaars, tussenpersonen en administratiekantoren komen daar vaak sectorregels bij, zoals cliëntonderzoek onder de Wwft. Bij twijfel raadpleeg je een specialist.
- Koppelingen veilig ingericht: API-sleutels per toepassing, PSD2-bankkoppelingen alleen-lezen, geen gedeelde wachtwoorden.
- Rollen en tweestapsverificatie voor medewerkers en voor klanten die inloggen op een portaal.
- Bewaarplicht: facturen en administratie moeten jarenlang terug te vinden zijn, ook na een systeemwissel.
- Hosting in Nederland of de EU en back-ups die je zelf kunt terugzetten.
- Eigenaarschap: je code en data zijn van jou en zijn altijd te exporteren.
werkwijze
Zo pakken we het aan
stap 01
Proces in kaart
We kijken mee met je team en zoeken de stappen die de meeste tijd en fouten kosten.
stap 02
Oplossing schetsen
Standaard waar het kan, maatwerk waar het knelt. Je ziet vooraf wat je krijgt.
stap 03
Bouwen in sprints
Elke twee weken iets werkends. Een eerste versie staat vaak binnen enkele weken.
stap 04
Koppelen en verbeteren
We koppelen je systemen, gaan live en blijven onderhouden en doorontwikkelen.
faq
Veelgestelde vragen
Wij gebruiken al een CRM en een boekhoudpakket. Moeten we overstappen?
Nee. Meestal is de winst juist dat we die systemen koppelen en de handmatige stappen ertussen automatiseren. Vervangen doen we alleen als een systeem echt niet meer past.
Onze planning en calculaties staan in Excel. Kan dat blijven?
Als Excel goed werkt, laten we het staan. Groeit het bestand uit tot iets waar meerdere mensen tegelijk in werken en fouten in sluipen, dan bouwen we er een applicatie van die dezelfde logica gebruikt.
Wat als een leverancier of portaal geen koppeling biedt?
Dan kan browser-automatisering de handelingen overnemen die een medewerker nu handmatig doet, met logging van elke stap. We beoordelen eerst of dat betrouwbaar en toegestaan is.
Wat is een logische eerste stap voor een klein bedrijf?
Kies het proces dat het meeste tijd of ergernis kost, vaak facturatie, offertes of het overtypen van gegevens. Dat automatiseren we eerst; een eerste werkende versie staat vaak binnen enkele weken.
lees verder
Verdieping uit onze blog
Maatwerksoftware
Excel vervangen door software: wanneer, waarom en hoe je overstapt
Excel is vaak het eerste systeem van een bedrijf en verrassend lang het beste. Tot het dat niet meer is. Dit artikel helpt je herkennen wanneer dat moment is aangebroken en hoe je de overstap naar software rustig aanpakt.
Integraties
Je boekhouding koppelen aan je software: zo werkt een API-integratie
Een koppeling tussen je eigen software en je boekhoudpakket haalt het overtypen uit je administratie. Hier lees je hoe zo'n API-koppeling werkt, wat je ermee automatiseert en waar je op moet letten bij beveiliging.
Automatisering
Procesautomatisering: 7 voorbeelden uit de praktijk van het MKB
Welke bedrijfsprocessen kun je eigenlijk automatiseren, en waar begin je? Zeven herkenbare voorbeelden, een keuzetabel en de valkuilen die je wilt vermijden.
Benieuwd wat dit voor jouw organisatie betekent?
Vertel ons hoe jullie nu werken. We laten zien wat we in deze sector eerder bouwden en wat een logische eerste stap is.