AI-documentverwerking: inkomende post en brieven, voorbereid door software
Inkomende post en bijlagen automatisch uitlezen, classificeren en samenvatten; conceptbrieven en nachtelijke controles voorbereid door AI, beoordeeld door een mens.
Je eigen kenniscentrum met AI-chatbot
Werkwijzen, handleidingen en documentatie op één plek. Medewerkers stellen gewoon een vraag en krijgen direct het juiste antwoord — met bronvermelding.
✓ AI-chatbot op je eigen kennis✓ Antwoord met bron✓ Altijd actueel
de chatbot
Direct antwoord, met bron
Geen zoektocht door mappen meer — vraag het de chatbot en krijg meteen het juiste antwoord.
Hoe dien ik een verlofaanvraag in?
Dosya AI📄 Handleiding verlof📘 Werkwijze HR
functies
Wat Dosya Kennis kan
AI-chatbot
Vraag in gewone taal, krijg direct antwoord op basis van jullie eigen kennis.
Werkwijzen & procedures
Leg vast hóé het werkt — vindbaar en begrijpelijk voor iedereen.
Handleidingen & documentatie
Alle documentatie op één centrale, doorzoekbare plek.
Antwoord met bron
Elk antwoord verwijst naar het brondocument — dus controleerbaar.
Altijd actueel
Update een document en de chatbot weet het meteen — geen verouderde antwoorden.
Veilig & privé
Draait op jullie eigen kennis, met opslag en verwerking binnen de EU.
Kennis die niet verdwijnt
Hoe vaak wordt dezelfde vraag gesteld? En hoeveel kennis zit in het hoofd van één collega? Dosya Kennis bundelt werkwijzen, handleidingen en documentatie op één plek en maakt ze doorzoekbaar via een AI-chatbot. Nieuwe medewerkers zijn sneller op stoom en het team verliest minder tijd aan herhaalvragen.
- Sneller onboarden. Nieuwe mensen vinden zelf het antwoord, zonder steeds te vragen.
- Minder herhaalvragen. De chatbot beantwoordt wat anders bij collega's terechtkwam.
- Controleerbaar. Elk antwoord met bron, dus geen giswerk.
- Slim met data. Bouwt voort op onze ervaring met AI & data.
voor wie
Voor wie is Dosya Kennis?
Dosya Kennis is voor organisaties waar veel kennis in werkwijzen, protocollen en hoofden zit, en waar dezelfde vragen steeds opnieuw bij dezelfde collega belanden. Het past bij:
- Arbodiensten, medisch adviseurs en arbeidsdeskundigen met werkinstructies, richtlijnen en procedures die iedereen op dezelfde manier moet toepassen.
- Advocaten- en letselschadekantoren met een kantoorhandboek, modellen en afspraken over hoe een dossier wordt behandeld.
- Dienstverleners met nieuwe collega's of verloop die sneller zelfstandig moeten kunnen werken zonder een collega van het werk te houden.
- Support- en backofficeteams die klantvragen consistent willen beantwoorden, ongeacht wie er die dag zit.
Waar het niet werkt: als er nog vrijwel niets is vastgelegd. De chatbot antwoordt alleen op basis van jullie eigen documenten, dus zonder documentatie blijft hij stil; dan helpen we eerst de belangrijkste werkwijzen op papier te krijgen. En voor vragen over de inhoud van dossiers kijk je eerder naar AI-documentverwerking of een klantportaal. Dosya Kennis gaat over hoe jullie werken, niet over één dossier.
aanpak
Zo zet je Dosya Kennis in
stap 01
Demo op jullie eigen documenten
Stuur ons een paar handleidingen of werkwijzen. We laten de chatbot er vragen over beantwoorden, met bronvermelding, zodat je direct ziet hoe hij met jullie taal en structuur omgaat.
stap 02
Kennis bundelen en inrichten
We halen bestaande documenten binnen, van Word-handleidingen tot werkwijzen in je intranet, brengen structuur aan en regelen wie welke documenten mag zien. Desgewenst sluiten we de chatbot aan op je eigen software.
stap 03
Testen met het team
Collega's stellen een paar weken hun echte vragen. Samen bekijken we welke antwoorden goed zijn, welke ontbreken en welke documentatie verouderd blijkt. Dat is meteen de beste schoonmaakbeurt van jullie kennis.
stap 04
Live en beheer
Elk document krijgt een eigenaar en een ritme om het bij te werken. Wij houden de chatbot draaiend, met verwerking en opslag binnen de EU, en kijken periodiek mee welke vragen vaak terugkomen.
uit de praktijk
Uit de praktijk
AI die op eigen documenten werkt, met een mens die controleert, bouwden we eerder voor documentverwerking en in ons dossierplatform.
sectoren
Voor wie we dit vaak doen
investering
Wat kost Dosya Kennis?
Dosya Kennis neem je af als abonnement. De omvang hangt af van het aantal medewerkers dat vragen stelt, de hoeveelheid documentatie, of je toegangsrechten per groep nodig hebt en of we de chatbot aansluiten op je intranet of eigen software.
- Inbegrepen: het kenniscentrum met de AI-chatbot, het binnenhalen van je bestaande documenten, verwerking en opslag binnen de EU, updates, monitoring en ondersteuning.
- Apart afgesproken: het schrijven of herschrijven van werkwijzen, koppelingen die maatwerk vragen en een variant voor klanten, bijvoorbeeld in een portaal.
Eerlijk gezegd zit de doorlooptijd zelden in de techniek. Zijn je documenten er, dan staat de chatbot snel. Het meeste werk zit in het opschonen van verouderde of dubbele documentatie, en dat kun je in stappen doen: begin met de werkwijzen waar de meeste vragen over komen. Je documenten blijven van jou en kun je altijd meenemen. In een demo bespreken we een voorstel dat past bij de omvang van jullie kennis en team.
faq
Veelgestelde vragen
Hoe weet de chatbot de antwoorden?
De chatbot leert van jullie eigen documenten, werkwijzen en handleidingen. Hij antwoordt alleen op basis van jullie kennis — met een verwijzing naar het brondocument.
Kan ik zien waar een antwoord vandaan komt?
Ja. Elk antwoord verwijst naar het brondocument, zodat je het kunt controleren en doorklikken naar de volledige handleiding.
Is onze informatie veilig?
Ja. De kennis blijft van jullie, met opslag en verwerking binnen de EU (AVG-proof). De chatbot gebruikt alleen jullie eigen documenten.
Hoe houden we de kennis actueel?
Je werkt de documenten bij in het kenniscentrum; de chatbot gebruikt automatisch de laatste versie. Eén update en iedereen heeft het juiste antwoord.
Wat doet de chatbot als het antwoord niet in onze documenten staat?
Dan zegt hij dat, in plaats van iets te verzinnen. Elk antwoord komt met een verwijzing naar het brondocument; is er geen bron, dan is er geen antwoord en weet je meteen welke documentatie ontbreekt.
Hoeveel documentatie hebben we nodig om te starten?
Minder dan je denkt. Begin met de werkwijzen en handleidingen waar de meeste vragen over komen en breid uit zodra je ziet wat collega's nog missen. Een kleine, kloppende basis is beter dan een grote rommelige.
Kunnen we bepalen wie welke documenten ziet?
Ja. Je richt toegang in per groep of rol, zodat bijvoorbeeld HR-procedures of directiestukken niet voor iedereen zichtbaar zijn. De chatbot houdt zich aan dezelfde rechten als het kenniscentrum.
Vervangt de chatbot onze handleidingen?
Nee, hij bouwt erop. De documenten blijven de bron en zijn vanuit elk antwoord door te klikken. De chatbot maakt ze vindbaar in gewone taal, zonder dat iemand hoeft te weten in welke map iets staat.
meer producten
Ook interessant
lees verder
Verdieping uit onze blog
AI & data
AI-documentverwerking: facturen en formulieren automatisch uitlezen
Facturen, formulieren en contracten komen als PDF of foto binnen en iemand moet ze overtypen. AI-documentverwerking haalt die stap eruit. Dit artikel legt uit hoe het werkt, waar het goed en slecht in is en hoe je het veilig inricht.
Maatwerksoftware
Maatwerksoftware of standaardpakket: zo maak je de juiste keuze
Kopen of laten bouwen? Dit artikel zet standaardsoftware en maatwerk eerlijk naast elkaar, laat zien waarom de combinatie vaak wint en geeft je een checklist om zelf te beslissen.
Automatisering
Procesautomatisering: 7 voorbeelden uit de praktijk van het MKB
Welke bedrijfsprocessen kun je eigenlijk automatiseren, en waar begin je? Zeven herkenbare voorbeelden, een keuzetabel en de valkuilen die je wilt vermijden.
Minder herhaalvragen, sneller antwoord?
Vraag een demo van Dosya Kennis aan. We laten zien hoe je team in seconden het juiste antwoord vindt.