De uitdaging

Een letselschadedossier loopt vaak maanden tot jaren en raakt veel partijen: de cliënt, de aansprakelijke verzekeraar, medisch adviseurs, arbeidsdeskundigen en soms een advocaat. Elk dossier heeft termijnen, medische stukken, correspondentie en een financiële kant met uren, voorschotten en declaraties.

In de praktijk stond dat verspreid over e-mail, netwerkmappen, een agenda en spreadsheets. Gevolg: zoeken naar de laatste versie van een brief, een rappel dat te laat de deur uitgaat, uren die achteraf gereconstrueerd worden en niemand die in één oogopslag ziet hoe een dossier ervoor staat.

De aanpak

We zijn niet begonnen met een lijst functies, maar met meekijken bij de behandelaars. Welke stappen komen in elk dossier terug? Waar gaat tijd verloren? Wat moet iemand kunnen zien zonder te zoeken? Daaruit kwam een eerste versie met precies drie dingen: intake, het dossier zelf met tijdlijn, en documenten.

Die versie ging binnen enkele weken in gebruik. Daarna bouwden we in sprints van twee weken door op wat de gebruikers tegenkwamen: taken en rappels, sjablonen voor brieven, urenregistratie gekoppeld aan de dossierstappen en later facturatie en koppelingen met externe systemen.

Waarom klein beginnen werkte. Omdat behandelaars vanaf de eerste week in het platform werkten, werd elke volgende functie gebouwd op echte vragen in plaats van aannames. Functies die niemand gebruikte, zijn er ook weer uitgehaald.

Wat we bouwden

  • Intake en dossiers. Een nieuwe zaak wordt in één scherm aangemaakt, met betrokken partijen, ongevalsgegevens en de eerste taken automatisch klaargezet.
  • Tijdlijn en rappels. Elke actie, brief en reactie staat op een tijdlijn. Termijnen leveren automatisch een herinnering op, zodat niets stil blijft liggen.
  • Documenten en sjablonen. Brieven, aansprakelijkstellingen en rapportages worden uit sjablonen gevuld met dossiergegevens. Inkomende post en e-mailbijlagen worden automatisch aan het juiste dossier gehangen.
  • Uren en facturatie. Uren worden bij de dossierstap geregistreerd en vloeien door naar declaraties en de boekhouding. Openstaande posten en betalingen zijn per dossier zichtbaar.
  • Communicatie. E-mail, agenda en telefonie zijn gekoppeld, zodat een gesprek of afspraak direct bij het dossier staat.
  • Rollen en logging. Wie wat mag zien is per rol geregeld; medische stukken zijn alleen toegankelijk voor bevoegden. Elke handeling wordt gelogd.
  • Digitaal ondertekenen en AI-hulp. Machtigingen en overeenkomsten worden digitaal getekend. AI helpt bij samenvattingen van stukken en het voorbereiden van conceptbrieven, altijd met de behandelaar als eindverantwoordelijke.

Techniek en hosting

Het platform is gebouwd op open, breed ondersteunde techniek: TypeScript en Node.js, PostgreSQL als database en een REST-API waarop ook andere systemen kunnen aansluiten. Het draait op infrastructuur in eigen beheer in Nederland, met dagelijkse back-ups, monitoring en versleutelde verbindingen.

Koppelingen lopen via API's waar die bestaan (boekhouding, bank, salaris, agenda, telefonie) en via browser-automatisering waar een portaal geen koppeling biedt. Achter de schermen draaien tientallen geplande taken: synchronisaties, controles, herinneringen en rapportages die 's nachts of elk uur hun werk doen.

Wat eruit voortkwam

Een aantal onderdelen bleek zo bruikbaar buiten de oorspronkelijke doelgroep dat we ze als zelfstandig product zijn gaan aanbieden. De handtekeningmodule werd Dosya Sign, de bank- en boekhoudkoppeling Dosya Finance, de rapportages Dosya KPI en de documentatie met AI-chatbot Dosya Kennis.

Hetzelfde geldt voor de manier van werken: eerst het proces, dan een kleine werkende versie, daarna doorbouwen op echte feedback. Dat is nog steeds hoe we elk project aanpakken.