De uitdaging

Het primaire proces liep al in het dossiersysteem, maar eromheen bleef veel handwerk. Banktransacties werden handmatig gematcht met declaraties. Inkoopfacturen kwamen per mail binnen en werden overgetypt in de boekhouding. Uren van medewerkers moesten worden vergeleken met wat gefactureerd was. Afspraken stonden in Outlook maar niet bij het dossier. En elke maandag maakte iemand met de hand een overzicht van de stand van zaken.

Niet één groot probleem, maar tien kleine, die samen elke week uren kostten en waar fouten pas laat opvielen.

De aanpak

We hebben de taken eerst op een rij gezet en per taak twee vragen gesteld: hoe vaak komt dit terug, en wat gebeurt er als het misgaat? De taken met de hoogste frequentie en het laagste risico gingen als eerste op de automaat. Bij taken met financieel gevolg, zoals het boeken van facturen, bouwden we altijd een controle in voordat er iets definitief wordt.

Elke automatisering is een losse, geplande taak met een eigen logboek. Als een taak niet draait of een afwijking ziet, krijgt het team een melding. Zo weet iedereen dat "geen bericht" ook echt "alles in orde" betekent.

Controle vóór actie. Een factuur wordt door AI uitgelezen en gecontroleerd op bedrag, leverancier en dossier. Alleen als alles klopt wordt hij automatisch geboekt; bij twijfel komt hij in een lijst voor een collega.

Wat er nu automatisch loopt

  • Bank en boekhouding. Elke nacht worden banktransacties opgehaald via een alleen-lezen PSD2-koppeling en afgestemd met openstaande posten in Exact Online en het dossiersysteem.
  • Inkoopfacturen. Facturen uit de mailbox worden uitgelezen, gecontroleerd en automatisch geboekt; afwijkingen gaan naar een controlelijst. Vervaldata leveren tijdig een signaal op.
  • Uren en declaraties. Geregistreerde uren worden periodiek vergeleken met wat gefactureerd is, zodat niets vergeten wordt.
  • Salaris. Medewerkergegevens uit Nmbrs blijven synchroon met de rollen en teams in het dossiersysteem.
  • Agenda en telefonie. Outlook-afspraken en Xelion-gesprekken worden aan het juiste dossier gekoppeld; er gaan automatisch afspraakherinneringen uit.
  • Rapportages. Dagelijkse en wekelijkse statistieken per behandelaar en team, een maandelijks financieel overzicht en een synchronisatie van Google-reviews, allemaal zonder dat iemand cijfers hoeft te verzamelen.

Techniek

De automatiseringen draaien als geplande taken naast het dossiersysteem, elk met een eigen schema, logboek en foutafhandeling. Koppelingen lopen via de officiële API's van Exact Online, Nmbrs, Microsoft 365 en Xelion en via een gereguleerde PSD2-koppeling voor de bank. Waar een systeem geen API bood, gebruikten we browser-automatisering.

Voor de factuurcontrole combineren we OCR met een taalmodel dat de velden herkent en toetst aan het dossier. Het model beslist nooit zelf: het bereidt voor, en bij twijfel controleert een mens. Alles draait op infrastructuur in eigen beheer in Nederland, met de data binnen de EU.

Wat we ervan leerden

Automatisering wordt pas vertrouwd als je ziet wat er gebeurt. Het logboek en de meldingen bleken minstens zo belangrijk als de automatisering zelf. En: klein beginnen met de taken die vaak voorkomen en weinig risico dragen, geeft snel resultaat en vertrouwen om de spannendere stappen ook te automatiseren.

Dezelfde bouwstenen zetten we nu in bij andere dienstverleners. Lees meer over procesautomatisering en koppelingen, of bekijk wat we voor MKB-dienstverleners doen.