Software voor advocaten en juristen: dossiers en uren

Of je nu een advocatenkantoor, een juridisch adviesbureau of een incasso- of rechtsbijstandpraktijk runt: elke zaak volgt grofweg hetzelfde pad. Intake en conflictcheck, opdrachtbevestiging, dossier aanleggen, stukken verzamelen, correspondentie met cliënt en wederpartij, termijnen bewaken, tijdschrijven, declareren en archiveren. De inhoud verschilt per zaak, de stappen niet. Toch lopen ze bij veel kantoren via Outlook, losse Word-sjablonen, een urenlijst en een kantoorpakket dat niet met de rest praat.

Dosya bouwde een dossierbeheerplatform voor advocaten, juristen en letselschadeprofessionals met intake, dossiers, taken en rappels, documenten en sjablonen, uren en facturatie, e-mail- en telefonie-integratie, digitaal ondertekenen en AI-hulp bij brieven en samenvattingen. Daarnaast automatiseren we de verwerking van inkomende stukken en de kantooradministratie. Die ervaring nemen we mee naar jouw kantoor: we kijken eerst hoe jullie werken en bouwen dan wat het meeste oplevert.

herkenbaar?

Waar het in deze sector vaak vastloopt

!Uren achteraf reconstrueren uit mail, agenda en telefoonlijst, waardoor declarabele tijd verdwijnt

!Conflictcheck en intake handmatig doen in losse mappen, mailboxen en een Excel-lijst

!Fatale termijnen bewaken in de agenda van één behandelaar in plaats van in de zaak

!Opdrachtbevestigingen, processtukken en brieven opnieuw opbouwen uit oude dossiers

!Declaraties, voorschotten en derdengelden handmatig overzetten naar de boekhouding

!Cliënten en wederpartijen om stukken vragen die al ergens in het dossier staan

oplossingen

Wat we voor deze sector bouwen

Zaakdossier op maat

Intake, conflictcheck, partijen, termijnen, documenten en sjablonen, uren en declaraties in één zaakdossier. Gebouwd op de werkwijze van jouw kantoor, niet op die van een pakket.

Meer over maatwerksoftware →

Tijdschrijven en declareren zonder nawerk

Uren worden voorgesteld op basis van mail, telefoon en agenda. De declaratie staat klaar ter controle en gaat na goedkeuring automatisch naar de boekhouding.

Meer over procesautomatisering →

Koppelingen met Outlook, telefonie en boekhouding

E-mails en telefoongesprekken landen in de juiste zaak, declaraties en betalingen lopen synchroon met je boekhouding. Geen dubbele invoer meer.

Meer over koppelingen & api's →

AI-hulp bij stukken en brieven

Ingekomen stukken worden herkend, aan de zaak gehangen en samengevat. Standaardbrieven staan als concept klaar; de advocaat of jurist controleert en verstuurt.

Meer over ai & data →

Opdrachtbevestigingen digitaal ondertekenen

Opdrachtbevestigingen, volmachten en vaststellingsovereenkomsten laat je ondertekenen met audit-trail, direct vanuit het dossier.

Meer over dosya sign →

Cliëntportaal

Cliënten zien de status van hun zaak, uploaden stukken en lezen berichten op één beveiligde plek. Dat scheelt telefoontjes en losse mailtjes.

Meer over web- & mobiele apps →

uit de praktijk

Wat we eerder bouwden

Dossieroverzicht in dosya.app met tijdlijn, documenten, urenregistratie en een automatische herinnering

case · platform

Dossierbeheerplatform voor letselschade- en juridische professionals

Eén platform voor intake, dossiers, communicatie, uren en facturatie, dagelijks gebruikt door letselschade- en juridische professionals.

Een factuur wordt gescand en door AI omgezet in herkende velden zoals leverancier, bedrag en vervaldatum, met een controle door een mens

case · ai & data

AI-documentverwerking: inkomende post en brieven, voorbereid door software

Inkomende post en bijlagen automatisch uitlezen, classificeren en samenvatten; conceptbrieven en nachtelijke controles voorbereid door AI, beoordeeld door een mens.

Schema van koppelingen tussen bank en Exact, salaris, agenda en telefonie die samenkomen in een automatisering met een afgevinkte ochtendlijst

case · automatisering

Administratie op de automaat: bank, boekhouding, salaris en agenda gekoppeld

Bank, boekhouding, salaris, agenda en telefonie gekoppeld aan het dossiersysteem; terugkerende administratie draait 's nachts vanzelf, met controles en meldingen.

randvoorwaarden

Waar software in deze sector aan moet voldoen

Advocaten en juristen werken onder geheimhouding en met vertrouwelijke stukken van cliënten en wederpartijen. Software moet die vertrouwelijkheid technisch waarmaken: rechten per zaak en per rol, zodat een collega die vanwege een belangenconflict buiten een zaak moet blijven er ook echt niet bij kan, en logging van wie wat heeft ingezien.

AVG: een grondslag en bewaartermijn per soort gegeven, en een verwerkersovereenkomst met elke leverancier.
Wwft en cliëntonderzoek: voor veel kantoren geldt een verplicht cliëntonderzoek; leg vast wat je hebt gecontroleerd en wanneer. Wat precies voor jouw praktijk geldt, bespreek je met een specialist.
Derdengelden: gescheiden van de kantooradministratie, met een duidelijk spoor per zaak.
Hosting in Nederland of de EU, tweestapsverificatie en versleutelde verbindingen.
Eigenaarschap en export: dossiers, e-mails en documenten zijn altijd in een bruikbaar formaat uit te draaien, ook als je ooit wisselt van leverancier.

werkwijze

Zo pakken we het aan

stap 01

Proces in kaart

We kijken mee met je team en zoeken de stappen die de meeste tijd en fouten kosten.

stap 02

Oplossing schetsen

Standaard waar het kan, maatwerk waar het knelt. Je ziet vooraf wat je krijgt.

stap 03

Bouwen in sprints

Elke twee weken iets werkends. Een eerste versie staat vaak binnen enkele weken.

stap 04

Koppelen en verbeteren

We koppelen je systemen, gaan live en blijven onderhouden en doorontwikkelen.

Bekijk onze volledige werkwijze

faq

Veelgestelde vragen

Kunnen jullie koppelen met ons bestaande kantoorpakket?

Meestal wel, via een API of, als die er niet is, via browser-automatisering of bestandsuitwisseling. We kijken eerst welke gegevens heen en weer moeten en kiezen dan de betrouwbaarste route.

Hoe voorkomt de software dat de verkeerde collega een zaak inziet?

Rechten worden per zaak en per rol ingesteld, en bij een belangenconflict kun je een zaak afschermen voor specifieke personen. Elke inzage wordt gelogd.

Mag AI meelezen in vertrouwelijke stukken?

Dat kan, mits de verwerking in de EU plaatsvindt, de gegevens niet worden gebruikt om modellen te trainen en een mens elke uitkomst controleert. We richten dat zo in en leggen de afspraken vast in de verwerkersovereenkomst.

Is een digitaal ondertekende opdrachtbevestiging rechtsgeldig?

Onder eIDAS is een elektronische handtekening in grote lijnen rechtsgeldig; welk niveau passend is, hangt af van het document. Dosya Sign legt de ondertekening vast met een audit-trail. Bij twijfel over een specifiek geval raadpleeg je een specialist.

lees verder

Verdieping uit onze blog

Maatwerksoftware

Maatwerksoftware of standaardpakket: zo maak je de juiste keuze

Kopen of laten bouwen? Dit artikel zet standaardsoftware en maatwerk eerlijk naast elkaar, laat zien waarom de combinatie vaak wint en geeft je een checklist om zelf te beslissen.

22 september 2026 · 7 min leestijd

Stroomschema van een bedrijfsproces op een whiteboard, met gemarkeerde stappen die geautomatiseerd worden

Automatisering

Procesautomatisering: 7 voorbeelden uit de praktijk van het MKB

Welke bedrijfsprocessen kun je eigenlijk automatiseren, en waar begin je? Zeven herkenbare voorbeelden, een keuzetabel en de valkuilen die je wilt vermijden.