Administratie op de automaat: bank, boekhouding, salaris en agenda gekoppeld
Bank, boekhouding, salaris, agenda en telefonie gekoppeld aan het dossiersysteem; terugkerende administratie draait 's nachts vanzelf, met controles en meldingen.
Bedrijfsprocessen automatiseren
Repetitief handwerk eruit, betrouwbare workflows erin. We koppelen je systemen en laten taken vanzelf lopen — zodat je team tijd overhoudt voor het echte werk.
✓ Werk van uren naar minuten✓ Koppelt aan je huidige tools✓ Met controles & logging
✦ Workflows die vanzelf lopen
Elke stap automatisch afgevinkt
Een proces dat zichzelf doorloopt: ontvangen, controleren, versturen en archiveren — zonder dat iemand erop hoeft te klikken.
✓ Document ontvangen
✓ Gegevens gecontroleerd
✓ Goedkeuring verstuurd
✓ Gearchiveerd
Laat de computer het saaie werk doen
Elk bedrijf heeft taken die elke dag terugkomen: gegevens overtypen, documenten opstellen, statusmailtjes sturen, goedkeuringen rondsturen. Het kost tijd, het is foutgevoelig en niemand wordt er blij van. Procesautomatisering haalt dat handwerk weg.
Dosya brengt eerst je proces in kaart en zoekt de grootste tijdvreters. Daarna bouwen we slimme workflows die je bestaande systemen aan elkaar knopen en taken automatisch afhandelen — betrouwbaar, met controles en volledig inzicht. Zo bouwden we ook de automatisering achter schadeformulier.online en dosya.app.
wat we automatiseren
Voorbeelden
Documenten & formulieren
Automatisch genereren, invullen en versturen van PDF's, brieven en formulieren.
Gegevens overzetten
Geen dubbel overtypen meer: data stroomt automatisch tussen systemen.
Goedkeuringen
Aanvragen die automatisch naar de juiste persoon gaan en bijgehouden worden.
Facturatie & administratie
Facturen, herinneringen en boekingen die zichzelf regelen.
Meldingen & rapportages
De juiste mensen automatisch op de hoogte, met rapportages die vanzelf klaarstaan.
Intake & onboarding
Nieuwe klanten of dossiers die meteen in het juiste spoor terechtkomen.
Wat het je oplevert
- Tijd terug. Uren handwerk per week verdwijnen.
- Minder fouten. Geen vergeten stappen of typefouten meer.
- Altijd inzicht. Je ziet precies wat er gebeurt, met logging en controles.
- Behoud je tools. We koppelen aan wat je al gebruikt.
- Schaalbaar. Groei zonder dat het werk meegroeit.
voor wie
Voor wie is procesautomatisering?
Procesautomatisering loont zodra een taak volgens vaste regels verloopt en regelmatig terugkomt. Of het om vijf minuten of een halve dag werk gaat, maakt minder uit dan je denkt; het gaat om de optelsom over een jaar en om de fouten die bij handwerk insluipen.
Het past goed bij:
- Administratie- en adviesbureaus waar facturen, bankmutaties en uren elke week langs dezelfde stappen gaan.
- Kantoren met dossiers, zoals letselschade en advocatuur, waar intake, rappels, aansprakelijkstellingen en urenregistratie zich per dossier herhalen.
- Teams met een vaste goedkeuringsroute: offertes, verlof, inkoop of declaraties die langs meerdere mensen moeten.
- Bedrijven die al standaardpakketten gebruiken en vooral de stappen ertussen willen laten verdwijnen.
Minder geschikt is werk dat elke keer anders is of een oordeel vraagt. Dat automatiseren we niet weg; we bereiden het hooguit voor, bijvoorbeeld met AI die een concept klaarzet voor controle. Twijfel je of een proces geschikt is? Lees de voorbeelden of bekijk de sectorpagina voor dienstverleners.
aanpak
Zo pakken we een automatiseringstraject aan
stap 01
Tijdvreters meten
We lopen mee in het proces en tellen: hoe vaak komt een taak voor, hoeveel handelingen zitten erin en waar gaat het mis. Zo kiezen we het proces met de grootste winst.
stap 02
Regels vastleggen, uitzonderingen benoemen
Samen schrijven we op wat de automatisering doet bij elke situatie, inclusief de uitzonderingen. Wat geen regel heeft, gaat naar een mens; dat spreken we vooraf af.
stap 03
Bouwen en naast het handwerk laten draaien
De eerste versie draait een tijd parallel aan de huidige manier van werken. Je vergelijkt de uitkomsten, wij passen aan, tot je het vertrouwt en het handwerk kan stoppen.
stap 04
Bewaken en uitbreiden
Na livegang houdt monitoring elke run in de gaten en krijg je een melding als iets afwijkt. Werkt het, dan pakken we het volgende proces op de lijst.
uit de praktijk
Uit de praktijk
Bij dienstverleners automatiseerden we de administratie stap voor stap, van nachtelijke banksynchronisatie tot betaalherinneringen, en lieten we AI inkomende post sorteren en voorbereiden.
case · automatisering
case · ai & data
AI-documentverwerking: inkomende post en brieven, voorbereid door software
Inkomende post en bijlagen automatisch uitlezen, classificeren en samenvatten; conceptbrieven en nachtelijke controles voorbereid door AI, beoordeeld door een mens.
case · platform
Dossierbeheerplatform voor letselschade- en juridische professionals
Eén platform voor intake, dossiers, communicatie, uren en facturatie, dagelijks gebruikt door letselschade- en juridische professionals.
sectoren
Voor wie we dit vaak doen
investering
Wat kost het en hoe lang duurt het?
De omvang hangt af van het aantal systemen dat meedoet, de hoeveelheid uitzonderingen in het proces en of er al een koppeling is. Een workflow tussen twee systemen met een API is een kleine klus; een proces dat langs meerdere pakketten en een leveranciersportaal loopt, vraagt meer bouwwerk en meer testen.
We houden het klein door per proces te werken. De eerste automatisering staat vaak binnen enkele weken en levert dan al tijd op. Daarna voegen we in sprints van twee weken het volgende proces toe, in de volgorde die het meeste oplevert. Je hoeft dus niet vooraf alles te beslissen.
- Inbegrepen: procesanalyse, bouw, testen naast het handwerk, logging en meldingen bij afwijkingen.
- Na livegang: monitoring en onderhoud, want de systemen eromheen veranderen en de automatisering moet mee. Nieuwe processen plannen we als aparte sprints.
- Niet inbegrepen: de licenties van de pakketten die je al gebruikt.
In een gesprek kijken we welk proces als eerste aan de beurt is en wat dat realistisch vraagt.
faq
Veelgestelde vragen
Welke processen kun je automatiseren?
Vrijwel elk repetitief proces: gegevens overtypen, documenten opstellen, e-mails versturen, goedkeuringen, facturatie, intake en rapportages. Als het volgens vaste regels gaat, kan software het overnemen.
Moet ik mijn huidige software vervangen?
Meestal niet. We koppelen juist aan wat je al gebruikt en automatiseren de stappen ertussen, zodat je bestaande tools blijven werken.
Hoeveel tijd levert het op?
Dat verschilt per proces, maar handwerk dat uren of dagen kostte gaat vaak naar minuten. We meten vooraf de winst zodat je weet wat het oplevert.
Is geautomatiseerd werk wel betrouwbaar?
Ja. We bouwen controles, logging en foutafhandeling in, zodat je altijd ziet wat er gebeurt en niets stilletjes misgaat.
Wat gebeurt er als een geautomatiseerd proces een uitzondering tegenkomt?
Dan stopt de automatisering voor dat ene geval en zet het klaar voor een mens, met een melding en de reden. De rest van het werk loopt gewoon door.
Kunnen we een automatisering tijdelijk uitzetten of een stap terugdraaien?
Ja. Elke automatisering heeft een aan/uit-schakelaar en een logboek van wat er is gedaan, zodat je een stap kunt nakijken of terugdraaien als dat nodig is.
Wat is het verschil met tools als Zapier, Make of Power Automate?
Die tools zijn prima voor eenvoudige koppelingen tussen standaardpakketten. Zodra er uitzonderingen, controles, documenten of meerdere systemen bij komen, bouwen we een eigen workflow die je zelf beheert en die niet afhankelijk is van een abonnement bij een platform.
Wie beheert de automatisering na oplevering?
Dat kan allebei: wij bewaken en onderhouden, of je eigen team neemt het over. De code en de logging zijn van jou, dus je zit niet aan ons vast.
meer diensten
Ook interessant
lees verder
Verdieping uit onze blog
Automatisering
Procesautomatisering: 7 voorbeelden uit de praktijk van het MKB
Welke bedrijfsprocessen kun je eigenlijk automatiseren, en waar begin je? Zeven herkenbare voorbeelden, een keuzetabel en de valkuilen die je wilt vermijden.
Maatwerksoftware
Excel vervangen door software: wanneer, waarom en hoe je overstapt
Excel is vaak het eerste systeem van een bedrijf en verrassend lang het beste. Tot het dat niet meer is. Dit artikel helpt je herkennen wanneer dat moment is aangebroken en hoe je de overstap naar software rustig aanpakt.
Integraties
Je boekhouding koppelen aan je software: zo werkt een API-integratie
Een koppeling tussen je eigen software en je boekhoudpakket haalt het overtypen uit je administratie. Hier lees je hoe zo'n API-koppeling werkt, wat je ermee automatiseert en waar je op moet letten bij beveiliging.
Welk proces mag op de automaat?
Vertel ons waar je team de meeste tijd op verliest. Wij bedenken hoe software het overneemt.